Informe da Divisão de Patrimônio
Atualmente contamos com 185 inventários, dos quais apenas 60% do total estão em processo de atualização e apenas 10% deverão estar prontos até o final do ano devido a falta de Comissões de Inventário atuantes em seus respectivos setores.
Esta Divisão de Patrimônio espera poder contar com a colaboração e empenho de todos os Chefes e Diretores desta Universidade para que estes valores se modifiquem o mais rápido possível já que é determinação de Brasília que todos os inventários sejam atualizados ano a ano.
Repetimos aqui a resposta dada às autoridades solicitantes, incluindo TCU, Ministério do Planejamento e Brasília que: esta Divisão de Patrimônio é responsável por resolver os processos referentes ao Patrimônio desta Universidade, não sendo responsável por criar e manter atuando as Comissões de Inventário.
Constantemente somos solicitados a prestar esclarecimentos sobre a situação de cada inventário e, por este motivo, qualquer responsabilidade referente a estes é repassada automaticamente ao chefe responsável por cuidar dos bens referentes ao seu inventário, sendo responsável oficialmente ou não.
SOLICITAÇÃO AOS DIRETORES E CHEFES DE SETOR:
Solicitamos que sejam criadas, o mais rapidamente possível, as Comissões de Inventário para que seja dado início a atualização dos mesmos, lembrando que não basta apenas criar a comissão, deve sempre ser cobrado desta a data limite para o término dos trabalhos e que não basta a esta apenas entregar-nos o processo, este deve estar o mais completo possível.
Como inventariar um prédio facilmente:
1) O Diretor do Instituto ou o responsável pelo prédio criará uma Portaria designando, pelos menos, 3 funcionários eficientes e dedicados para esta tarefa. Caso os mesmos não tenham tempo hábil bastante, aumente a quantidade de membros ou distribua este serviço entre estagiários e outros funcionários, sendo que a Comissão continuará responsável e assinando como tal. De nada adianta nomear pessoas com cargos que necessitam de tempo pois não haverá tempo para cuidar do inventário. (ver item Criação de Portaria)
2) Essa Comissão de Inventário criará uma lista de todo material encontrado em cada sala, a qual será assinada pelo responsável de cada sala. Estes recibos servirão como controle interno de cada prédio e como base para o Inventário Geral do prédio.
3) A Comissão criará um outro arquivo no Word ou Excel e ordenará todos os itens encontrados por ordem crescente de RM independente do setor onde se encontram.
4) No Quiosque Patrimônio, disponível no site da Rural, deve ser impressa a relação oficial do inventário deste setor/instituto. Se não souber a sua senha basta entrar em contato conosco.
5) Veja o primeiro RM deste inventário oficial e procure em sua lista que está em ordem crescente justamente para você economizar tempo. Caso encontre em sua lista então marque OK em ambas. Caso não encontre então não marque nada.
6) Escreva um memorando para a Divisão de Patrimônio, forme processo anexando 3 listas: a lista oficial do site com os itens encontrados marcados com OK, a lista com material que não aparece em seu inventário oficial mas está sendo usado pelo seu setor/instituto e a lista de material que deve ser baixado e recolhido ou está desaparecido.
Muitas vezes a Divisão de Patrimônio demora um certo tempo para efetuar transferências e regularizar os inventários mas isso pode ocorrer devido a quantidade de erros nos processos, a falta de organização dos RMs dentro deles e à grande quantidade de processos recebidos.
Caso não seja possível informatizar o levantamento de material, a Comissão de Inventário poderá litar todo material encontrado num caderno, depois imprimir a listagem oficial e marcar nesta lista todos os itens que foram listados no caderno com seus respectivos locais. Todo material que não foi marcado é porque não foi localizado.
Ajude a Divisão de Patrimônio a ser mais ágil, economizar papel e preservar a natureza:
1) Tente reunir a maior quantidade possível de Notas de Transferência (NT) dentro do mesmo processo e procure formar processo a cada 5 ou 10 NTs para que o mesmo tenha volume, evitando o desperdício de papel, mesmo que demore algumas semanas para que este seja formado.
2) Coloque a maior quantidade possível de itens na mesma NT, mesmo sendo de grupos diferentes mas sendo para o mesmo setor destinatário, deixando-os sempre em ordem crescente de Registro de Material (RM) em toda a folha. Não é necessária toda a descrição do item, apenas o principal.
3) Também proceda da mesma forma em seu pedido de baixa de material, procurando colocar vários itens no mesmo processo, criando uma relação de itens em ordem crescente de RM, apenas informando a descrição principal de cada item. Não é necessário imprimir partes imensas do inventário oficial para pedir baixa de alguns itens.
4) Não deve ser apresentada relação de bens para conferência do inventário anual já que esta Divisão não necessita de tal lista pois a mesma está disponível no Sistema de Patrimônio e também não faz a conferência de materiais já que esta é uma responsabilidade e obrigação anual da Comissão de Inventário de cada setor.
5) Utilize, sempre que possível, papel reciclado e reutilize a folha de papel que irá para o lixo fazendo blocos de rascunho.
Exemplo:
123.456 - cadeira sem braços
222.333 - notebook asus modelo xxx
333.555 - mesa com 3 gavetas
555.757 - computador com monitor LCD 17"
etc.
Itens que deixarão de fazer parte dos inventários mas não serão recolhidos:
Serão excluídos dos inventários todos os itens classificados dentro da Portaria 448/2002 e para que isto ocorra de forma mais rápida solicitamos a cada comissão que marque todos os itens com valor abaixo de R$ 150,00 com PM (bens de “pequena monta” exceto cadeiras) e todos os itens que poderão ser classificados conforme esta portaria.
Todos os itens marcados com PM serão revistos por esta Divisão de Patrimônio para agilizar o trabalho das comissões e para que erros não sejam cometidos.
Nem todos os itens marcados com PM serão baixados, apenas os enquadrados dentro desta Portaria 448 e nenhum destes bens serão recolhidos, apenas deixarão de constar dos inventários.
PORTARIA Nº 448, DE 13 DE SETEMBRO DE 2002
Art. 3º - Serão adotados os seguintes parâmetros excludentes, tomados em conjunto, para a identificação do material permanente:
I - Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II - Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV - Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; e
V - Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação.
Criação de Portaria
O Diretor do Instituto criará Portaria de Comissão de Inventário composta por, no mínimo, 3 funcionários, sendo que, pelo menos, 1 funcionário deve ser do próprio Instituto. Esta Portaria não necessita ser autorizada ou assinada pelo Reitor visto que o Diretor do Instituto tem autoridade para criar portarias com área de atuação dentro de seu instituto. A mesma também não deve ser publicada em Diário Oficial já que é documento interno do instituto com abrangência local.
De acordo com o Código Penal, Art. 327, os funcionários anistiados de qualquer setor e funcionários contratados podem fazer parte da comissão e responderão com a mesma responsabilidade dos funcionários desta universidade.
Alguns funcionários anistiados alegam que não são obrigados a realizarem tarefas diferentes daquelas de seus empregos de origem mas, como enquadrados como funcionários desta universidade e como funcionários públicos, estes estão sob a mesma legislação penal, inclusive sobre as penalidades referentes a negar-se a trabalhar.
Esta Divisão de Patrimônio aconselha sempre formar Comissão de Inventário composta por funcionários desta universidade, distribuindo as funções menores como localização, catalogação, digitação e outros para funcionários anistiados, contratados e estagiários de 2o. grau, nesta ordem, devido a maior responsabilidade que pode ser imputada sobre eles quando de uma possível abertura de sindicância.
Art. 327 do Código Penal - Decreto Lei 2848/40
Art. 327 - Considera-se funcionário público, para os efeitos penais, quem, embora transitoriamente ou sem remuneração, exerce cargo, emprego ou função pública.
§ 1º - Equipara-se a funcionário público quem exerce cargo, emprego ou função em entidade paraestatal, e quem trabalha para empresa prestadora de serviço contratada ou conveniada para a execução de atividade típica da Administração Pública. (Incluído pela Lei nº 9.983 , de 2000)
§ 2º - A pena será aumentada da terça parte quando os autores dos crimes previstos neste Capítulo forem ocupantes de cargos em comissão ou de função de direção ou assessoramento de órgão da administração direta, sociedade de economia mista, empresa pública ou fundação instituída pelo poder público. (Incluído pela Lei nº 6.799 , de 1980).
Comissão de Inventário
É dever manter os respectivos inventários atualizados e zelar pela localização e pela conservação destes bens.
Será chamada a depor em uma possível sindicância por furto ou extravio de material da mesma forma que ocorrerá com todos os integrantes do setor.
Poderá, com autorização prévia de sua chefia, autorizar ou negar a movimentação de qualquer bem constante do inventário. Em caso de movimentação de curto prazo de bem é obrigatório a criação de recibo e, em caso de movimentação sem prazo de retorno, a criação de nota de transferência. O recibo deve conter a maior quantidade possível de informações para facilitar a localização do bem posteriormente.
Nenhum membro desta comissão terá sua aposentadoria atrasada por fazer parte desta comissão e o mesmo poderá solicitar sua saída a qualquer momento. Apenas o responsável pelo inventário responderá diretamente pelos itens deste mas todos os funcionários do setor, membros ou não da comissão, responderão como co-responsáveis.
Nota de Transferência
Solicitamos que todos os setores busquem a nova Nota de Transferência em nosso Quiosque Patrimônio, agora impressa em 3 vias (uma com o remetente, outra com o destinatário e outra para o processo).
De ser colocado maior quantidade de itens em cada folha, seguindo a ordem crescente de RMs (para facilitar o trabalho e evitar erros) e podem ser colocados vários grupos diferentes na mesma folha (mobiliário, informática, etc) mas devem ser usadas folhas diferentes para cada setor enviado.
Maiores Informações
Maiores informações podem ser obtidas na sala 05 do P-1 (ao lado dos correios), via telefone 2682-2802 ou via email: ufrrj99@yahoo.com.br.
Atenciosamente, Leandro Borges.
Divisão de Patrimônio da UFRRJ
